En el mundo de la administración IT, conocer cómo los empleados de una empresa usan Office 365 es un paso importante a la hora de aprovechar el paquete ofimático y evaluar si el paquete contratado es realmente el adecuado. Para conocer estos datos, Microsoft ha introducido el nuevo panel de informes en el centro de administración de Office 365. A día de hoy, los de Redmond ya han liberado los informes de uso para SharePoint, OneDrive para Empresas, Skype para Empresas y Yammer en ciertos países, lo que proporciona una visión real del uso de los servicios de Office en los dispositivos de la compañía.
Proporcionando una imagen completa de todos los servicios de Office 365
El panel de informes y los informes de uso facilitan a los administradores IT monitorizar y identificar los problemas de uso y las oportunidades, como la necesidad de enseñar a aprovechar las capacidades de Office 365 a los empleados. También, proporciona métricas que pueden ser utilizadas en diversos informes que pueden ser requeridos por otros departamentos en una empresa. Con los nuevos informes, el portal de administración proporciona una imagen completa de los servicios de Office en todos los dispositivos.
- Panel de actividad (también llamado panel de informes). Proporciona una vista de alto nivel de cómo los trabajadores de la organización usan Office 365. Cada servicio de la suite, como Skype para Empresas y Exchange, tiene su propio icono que muestra los datos de actividad, facilitando tener una visión rápido del uso de los servicios. Para ver información detallada por servicio o usuario individual, simplemente es necesario hacer clic en el icono o mirar la lista desplegable del panel.
- Informe de actividad de email. Da información sobre el uso del correo electrónico, proporcionando datos de envíos, recepciones y lecturas. También, permite monitorizar tendencias sobre el tráfico generado por un flujo de correos, lo que puede ser especialmente útil en escenarios específicos como la migración de un usuario.
- Informes de activación de Office. Muestra qué usuarios a los que está asignada una licencia de Office 365 han iniciado sesión en al menos un dispositivo, incluyendo información detallada por tipo de dispositivo. Este informe permite identificar a los usuarios que tienen una licencia pero no la han activado, y así proveerles de asistencia si es necesario.
- Informes de uso de SharePoint. Proporciona detalles de almacenamiento entre todos los sitios de SharePoint. Esta información permite ver la actividad entre todos los sitios, comprobar el almacenamiento disponible y el uso de los sitios por cada archivo.
- Informes de uso de OneDrive para Empresas. El informe ayuda a entender el uso del almacenamiento y actividad a la hora de compartir archivos a través de OneDrive para Empresas, incluyendo el número y tamaño de los archivos almacenados, de forma global o por usuarios.
- Informes de uso de Skype para Empresas. Muestra el uso de Skype para Empresas, detallando los minutos gastados en las reuniones de Skype y otros datos de actividad como mensajes instantáneos y llamadas, las reuniones organizadas y la participación.
- Informe de Yammer. Proporciona detalles de las comunicaciones en Yammer, como los Me gusta, los índices de lectura y la actividad en las entradas.
Detalles sobre los que actuar
Todos los informes creados proporcionan tanto información global como información a nivel de usuario, así es posible crear un plan de cursos y comunicación que ayude a los empleados a sacar el máximo partido de Office 365. Por ejemplo, algunos de los usuarios de la Insider Preview han indicado en su feedback que los informes de uso de Skype para Empresas ayudaron a incrementar el uso de las capacidades de dicho servicio entre ciertos equipos y departamentos y, como resultado, reducir los viajes necesarios para reuniones.
En los diferentes informes, es posible seleccionar diferentes rangos de tiempo: 7 días, 30 días, 90 días y 150 días. Los administradores IT podrán exportar todos los informes a formato CSV y abrirlos con Excel para añadir varios filtros o usar los datos en análisis externos y añadirlos en otros informes.
Aunque los informes proporcionan la capacidad de seguir el uso de cada usuario individual, los administradores IT solo tendrán acceso a la información a la que ya tengan permisos para acceder dentro del servicio. Microsoft, también, está lanzando una nueva característica de privacidad que permite anonimizar la información a nivel de usuario antes de compartirlo con otros departamentos de una empresa. Los administradores globales pueden activar las opciones de privacidad en Configuración > Servicios y add-ins > Informes.
Lo que falta por llegar
Los nuevos informes de uso de SharePoint, OneDrive para Empresas, Yammer y Skype para Empresas están siendo desplegados para los usuarios de los paquetes empresariales de Office 365 en Estados Unidos, Australia y Canadá, y comenzarán a llegar a Europa, Latinoamérica y Asia en el mes de mayo.
En junio, Microsoft comenzará a distribuir los packs de contenido de Power BI, lo que permitirá obtener métricas más ricas e interactivas con la posibilidad de combinarlo con los informes de uso a nivel de usuario, por región o por departamento.
En otoño, los de Redmond empezarán a proporcionar las nuevas APIs públicas que permitirá a los administradores a acceder de forma automática y programa a los datos de uso e integrarlos dentro de aplicaciones y webs como el portal global administrativo de una empresa. Pero las novedades que se quedan ahí.
Durante los próximos meses, llegarán los informes centrados en la actividad del usuario en SharePoint y OneDrive para Empresas, así como de los grupos de Office 365, la protección por email, la interacción del usuario con el paquete de servicios, los navegadores y sistemas operativos usados siempre que tengan acceso al servicio.
El artículo Los ITs dispondrán de los nuevos informes de uso de SharePoint, OneDrive, Yammer y Skype en mayo ha sido publicado en Microsoft Insider.
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